Ein gut geplanter Druckerei-Workflow – wie ein Tag von der Bestellung bis zum Versand aussieht – ist der Schlüssel zu Qualität, Pünktlichkeit und Effizienz. Was passiert in der Druckerei, wenn Sie auf „Anfrage senden“ klicken? Viele Leute denken, dass es ausreicht, die Datei zu senden, und schon ist alles erledigt – die Maschine druckt, der Kurier holt ab, der Kunde ist zufrieden. Aber die Realität ist ein viel komplexerer Prozess.
Alles beginnt mit einer Berechnung und einer Dateiprüfung
Der erste Schritt nach Erhalt einer Anfrage ist nicht die Maschine, sondern der Kalkulator. Die Verkaufs- oder Kalkulationsabteilung analysiert die Parameter des Projekts: Format, Papier, Auflage, Veredelung, Verpackung, Transport. Wenn etwas unklar ist, bekommt der Kunde zusätzliche Fragen. Erst wenn alles bestätigt ist, wird ein Angebot erstellt.
Sobald es angenommen ist, beginnt die Phase der Dateivorbereitung. Der Kunde schickt ein PDF, das in die Druckvorstufenkontrolle geht. In dieser Phase werden Formatkompatibilität, Beschnittzugabe, Farben, Grafikauflösung, Ränder und viele andere Details geprüft. Wenn die Datei korrigiert werden muss, teilt der Grafiker dies dem Kunden mit. Wenn alles in Ordnung ist, wird ein Proof oder eine Visualisierung erstellt (falls erforderlich).
Wie sieht der tägliche Druckerei-Workflow aus?
Sobald die Dateien genehmigt sind, geht das Projekt in Produktion. Und hier beginnt die eigentliche operative Arbeit. Ein typischer Tag in der Druckerei sieht so aus:
- Disposition der Maschinen je nach Belegung und Art der Projekte,
- Vorbereitung von Druckformen (z. B. CTP-Platten in Offsets),
- Druck (Digital-, Offset- oder Hybriddruck),
- laufende Kontrolle der Druckqualität,
- Trocknung der Bögen (falls erforderlich),
- Buchbinderei – Schneiden, Falzen, Heften, Kleben, Rillen,
- Verpackung des Projekts wie vereinbart.
Einige Prozesse – wie Folierung, Heißprägung, Prägung, UV-Lackierung – finden in separaten Abteilungen statt, je nach Größe der Druckerei. Je höher der Automatisierungsgrad, desto reibungsloser ist der Arbeitsablauf in der Druckerei, aber dennoch geht jedes Stück durch die Hände von Maschinenführern und Qualitätskontrolleuren.
Druckerei-Workflow ist auch Logistik und Verpackung
Schließlich – bevor das Produkt den Kunden erreicht – kommt die Logistik. Das Projekt geht an die Versandabteilung. Dort verpackt das Team die Produkte je nach Vereinbarung: einzeln oder gesammelt, mit oder ohne Etikett, in Wellpappkartons sowie in Folie oder Kraftpapier eingewickelt. Falls eine Beilage (z.B. Beipackzettel im Buch) oder eine Kennzeichnung mit EAN-Code vorgesehen war – auch das wird vor dem Versand erledigt.
Die Kuriere holen die fertigen Pakete in der Regel zu bestimmten Zeiten ab. Große Bestellungen gehen auf Paletten, kleinere als Pakete. Internationale Sendungen müssen ordnungsgemäß gekennzeichnet sein (einschließlich MwSt.-EU, Zolldokumente, GLS/DHL/UPS-Etiketten).
Warum ist ein gut durchdachter Druckerei-Workflow entscheidend für den Erfolg?
Der Arbeitsablauf in einer Druckerei ist mehr als eine Reihe von Verfahren. Es ist ein System, das sicherstellt, dass der Kunde das fertige Produkt wie bestellt erhält, und zwar rechtzeitig, in Qualität und Ästhetik. In einer Zeit, in der die Kundenerwartungen steigen und die Fristen immer kürzer werden, ist ein gut geplanter Prozess nicht nur ein Vorteil, sondern eine Notwendigkeit.
Automatisierte Systeme weisen die Bediener auf die Reihenfolge der Arbeiten hin, erinnern sie an Farbtests und organisieren die Aufträge nach Typ und Auflage. Aber auch das beste System kann Erfahrung und das menschliche Auge nicht ersetzen – deshalb besteht der Workflow einer Druckerei nicht nur aus Technologie, sondern auch aus einem eingespielten Team.
Zusammenfassung
Sobald Sie ein Angebot genehmigen, beginnt der Produktionsprozess – und jetzt wissen Sie genau, was dabei passiert. Von der Kalkulation über die Druckvorstufe, den Druck und die Buchbinderei bis hin zu Verpackung und Versand ist jeder Schritt im Workflow einer Druckerei wichtig. Und ein gut durchdachter Prozess ist eine Garantie dafür, dass alles nach Plan läuft.
